Raus aus dem Papierchaos, rein ins DMS

Komplexe Cloudlösungen, schneller Datentransfer oder die Kollaboration über Ort und Zeitzonen hinweg, stellen vor allem den Mittelstand vor große Herausforderungen. Wie Dokumenten-Management-Systeme (DMS) hier unterstützen können, hat das Fraunhofer IAO in einer Studie untersucht.

Der Umgang mit Daten ist immer noch und immer wieder ein Erfolgsfaktor für Unternehmen. Mit der digitalen Transformation steigt nicht nur die Menge, sondern auch die Komplexität und der Wert von Daten. Die richtigen Informationen und Daten schnell, sicher und jederzeit auffinden zu können und verfügbar zu machen, diese verknüpfen und auswerten zu können, ist vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ein wichtiger Wettbewerbsfaktor. Auch die Sicherung und Archivierung von Daten kann entscheidend dazu beitragen, ob ein Unternehmen zukunftsfähig ist.

Befragte Unternehmen: von Old School-Verwaltung bis voll digitalisiert

In der Studie „Digitalisierung im Mittelstand – Dokumenten-Management-Systeme für KMUs“ hat das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO ermittelt, wie viele KMU Dokumenten-Management-Systeme (DMS) einsetzen und in welchen Bereichen diese Systeme Anwendung finden. Die Befragten, die ein DMS nutzen, schätzen insbesondere den schnellen Zugriff auf Informationen (58 Prozent), die ortsunabhängige Informationsverfügbarkeit (39 Prozent), die bessere Qualität der Informationen (38 Prozent), die Sicherheit von Daten-/Informationsverlust (35 Prozent), die Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren (32 Prozent), die Senkung von Aufwand und Kosten (31 Prozent) sowie die verbesserte Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien (29 Prozent). Die 65 Prozent der Befragten ohne DMS sind überzeugt, langfristig nicht ohne DMS auszukommen. Hier wird insbesondere eine mögliche Zeitersparnis für Archivierung und Suche als Vorteil gesehen. 25 Prozent der Befragten sind bereit, 20 000 Euro für die Einführung eines DMS Systems zu investieren. Mehr als 100 000 € würden nur sieben Prozent der Befragten investieren.

DMS erleichtern Verwaltungsaufwand massiv

„Die Studie bestätigt unsere Erfahrung aus Projekten, dass viele mittelständische Unternehmen DMS wollen und brauchen, es ihnen aber an Ressourcen für umfangreiche Analysephasen fehlt“ resümiert Mirjana Stanisic-Petrovic, die das DMS-Zentrum am Fraunhofer IAO leitet. Dieses unterstütze KMU mit erprobten Vorgehensweisen und bewährten Methoden dabei, DMS in Unternehmen passgenau auszuwählen und einzuführen.