Neue Basiswerte: Reisekosten 2017 richtig abrechnen

So mancher Job bringt zahlreiche Dienstreisen mit sich: Fahrten zu Kunden und Lieferanten, Reisen zu anderen Unternehmensstandorten und Meetings, Anwesenheitspflicht bei Messen und Veranstaltungen. Aber auch Angestellte, die nur hin und wieder geschäftlich unterwegs sind, können sich ihre Reisekosten vom Arbeitgeber erstatten lassen. Die Alternative: Sie setzen ihre Reisekosten in ihrer Steuererklärung ab. Oder aber die Betreffenden erhalten auf Reisen direkt Kost und Logis unentgeltlich von ihrem Arbeitgeber.

Für freie Verpflegung gelten Sachbezugswerte. Stellt also der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern während einer Auswärtstätigkeit kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten zur Verfügung, dann ist der Wert nach der so genannten monatlichen Sachbezugsverordnung als Arbeitslohn zu bemessen. Bekommt der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber freie Verpflegung, so ist der entsprechende Sachbezugswert ein steuer- und beitragspflichtiger geldwerter Vorteil.

„Mit anderen Worten: Der Arbeitgeber muss für die Mahlzeiten seiner Mitarbeiter Lohnsteuer einbehalten. Auch die Beiträge zur Sozialversicherung müssen entsprechend berechnet und abgeführt werden“, erklärt Dr. Robert Mayr, Steuerberater und Vorstandsvorsitzender des Softwareentwicklers Datev. Wie viel jedoch eine einzelne Mahlzeit wert ist, ist nicht immer leicht zu bestimmen. Um die Berechnung einfacher zu gestalten, veröffentlicht das Finanzamt in jedem Jahr die neuen amtlichen Sachbezugswerte.

Sie dienen als Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Lohnsteuer, werden jährlich überprüft und in die Sozialversicherungsentgeltverordnung aufgenommen. Dabei orientiert sich die Gesetzgebung am Verbraucherpreisindex. Da dieser Index in punkto Verpflegung im Vergleichszeitraum um 1,9 % gestiegen ist, werden auch die entsprechenden Sachbezugswerte für Verpflegung erhöht. Die Finanzverwaltung legt ab dem 1. Januar 2017 einen Monatswert von 241 Euro für Verpflegung fest. Für verbilligte oder kostenlose Mahlzeiten sind dann

anzusetzen.

Der Ansatz als Arbeitslohn mit dem Sachbezugswert entfällt, wenn der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen könnte. Dies ist der Fall bei einer Abwesenheit von mindestens acht Stunden sowie bei mehrtägiger Abwesenheit. Im Gegenzug erfolgt dann aber eine Kürzung der steuerfreien Verpflegungspauschalen für vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung gestellte Mahlzeiten (Frühstück, Mittag- bzw. Abendessen).

Die Sachbezugswerte für Verpflegung sind nicht nur für die beruflichen Vielfahrer unter den Arbeitnehmern interessant – sie greifen auch, wenn Arbeitnehmer in der betriebseigenen Kantine kostenlos oder verbilligt essen. Ein lohnsteuerpflichtiger Vorteil entsteht bei einer verbilligten Mahlzeit in der betriebseigenen Kantine jedoch nicht, wenn der Arbeitnehmer einen Essenspreis mindestens in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts bezahlt.

Praxistipp: Die neuen Sachbezugswerte können bereits ab dem ersten Abrechnungsmonat des Jahres 2017 angewendet werden, da die geänderte Sozialversicherungsentgeltverordnung am 1. Januar 2017 in Kraft getreten ist. Der Verbraucherpreisindex für Unterkunft oder Mieten hat sich dagegen im Vorjahresvergleich nicht verändert. Aus diesem Grund wird der Wert für Unterkunft oder Mieten als Sachbezug in diesem Jahr gleichbleiben – er liegt derzeit bei 223 Euro.

Bei Dienstreisen im In- oder Ausland können Arbeitgeber ihren Angestellten die Übernachtungskosten steuerfrei erstatten – sie müssen es allerdings nicht. „Welche Kosten der Arbeitgeber arbeitsrechtlich ersetzen muss, ist im Arbeitsvertrag, in Dienstanweisungen oder im Tarifvertrag geregelt. Hier lohnt sich das Gespräch mit der Personalabteilung“, empfiehlt Mayr. Im Ausland gelten für den Mehraufwand an Verpflegung je nach Land – und manchmal dort noch nach einzelnen Städten gestaffelt – unterschiedliche Pauschbeträge. Wollen Arbeitnehmer jedoch ihre Übernachtungskosten jenseits der deutschen Grenzen in ihrer privaten Einkommensteuererklärung geltend machen, müssen sie die tatsächlichen Aufwendungen nachweisen; ein Ansatz der Übernachtungspauschbeträge ist nicht möglich. Außerdem gilt: Sind Frühstück und/oder weitere Essen im Hotelpreis so inbegriffen, dass der Betrag für die Mahlzeit nicht gesondert ausgewiesen ist, müssen sie die Rechnung kürzen:

Vielleicht wollen Sie das neue Jahr nutzen, um die ständige Fahrerei im Zusammenhang mit dem Job zu minimieren. Möglicherweise planen Sie auch, sich eine kleine Wohnung am Arbeitsort zu mieten – oder aber Sie wollen eine doppelte Haushaltsführung beenden. Immer dann, wenn Ihr Umzug beruflich bedingt ist, können Sie die Kosten dafür steuerlich geltend machen. Bei einem solchen Umzug fallen auch viele kleine Ausgaben an – etwa das Trinkgeld für die Möbelpacker, Kosten für das Ändern der Personalausweise oder die Ummeldung des Autos.

Damit kein Beleg im Umzugschaos gesucht werden muss, gewährt die Finanzverwaltung eine Pauschale für sonstige Umzugskosten. Diese beträgt für Umzüge ab dem 1. Februar 2017 für Ledige 764 Euro und für Verheiratete 1 528 Euro. Wenn Sie im Januar umgezogen sind, müssen hier noch die bisherigen Pauschalen angesetzt werden: 746 Euro für Ledige und 1493 Euro für Ehepaare. Die Alternative besteht darin, die Kosten dem Finanzamt im Einzelnen nachzuweisen. Dann prüft das Finanzamt allerdings genau, ob die Ausgaben wirklich durch den Umzug entstanden sind oder ob Sie sich nicht einfach nur ein paar schöne neue Möbel gegönnt haben.

Tipp: Je nach Bundesland – und manchmal je nach Schule – fällt den Kindern ein Umzug schwer: So kann etwa Nachhilfe notwendig sein, damit die Kinder weiterhin im Unterricht mitkommen. Die Kosten dafür sind ebenfalls abzugsfähig, allerdings nur bis zu einem Höchstbetrag von 1882 Euro. Ab dem 1. März 2017 gilt künftig ein Maximalbetrag von 1926 Euro.

Thomas Kähler ist Leiter Presse & Public Relations bei der Datev eG in München.