Die E-Rechnung: Hält sie, was sie verspricht?
Der Branchen-Primus im Versandhandel ist bereits vorausgegangen: Amazon versendet keine Rechnungen mehr in Papierform. Doch nicht jeder Händler tut sich leicht damit, mitzuziehen. Im Vergleich zwischen E-Rechnung und dem Pendant auf Papier zeigt sich, wie rechtssicher, praktisch, verbreitet, günstig und schnell die elektronische Rechnung wirklich ist.
Beim Stichwort E-Rechnung denken viele Unternehmen an komplexe Prozesse und undurchsichtige rechtliche Regularien. Dabei hat der Gesetzgeber für Klarheit gesorgt: Die E-Rechnung ist vollständig GoBD- und rechtskonform durch die Ablage von erfolgreich verarbeiteten, normgerechten E-Rechnungen im Anwendungssystem. Die Rahmenbedingungen für die E-Rechnung wurden zuletzt deutlich vereinfacht. So können gemäß BMF-Schreiben zur Umsatzsteuer vom 2.7.2012 Rechnungen mit formloser Zustimmung des Empfängers elektronisch zugestellt werden. Elektronische Signaturen sind demnach nicht notwendig. Seit der Neufassung von § 14, Absatz 1 und 3 UStG durch Artikel 5, Nr. 1 des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 können unter Anderem auch Rechnungen, die per E-Mail (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentanhang) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen.
Format: Ist die e-Rechnung praktisch?
Zur Vereinheitlichung wurde in Deutschland von unabhängigen Experten das einheitliche Datenformat ZUGFeRD entwickelt. ZUG steht für Zentraler User Guide, FeRD für das Forum elektronische Rechnung Deutschland. Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format besteht aus einer PDF-Datei im Format PDF/A (Format für Langzeitarchivierung) und einer eingebetteten XML-Datei mit Rechnungsdaten gemäß dem ZUGFeRD-Datenmodell. Die Rechnungsdaten werden dabei nach definierten Profilen (Basic, Comfort, Extended) ausgetauscht. Nach diesem Standard kann man ohne vorherige Absprachen mit Geschäftspartnern E-Rechnungen versenden. Die Empfänger dieser Dokumente können sowohl mit der XML-Datei im ZUGFeRD-Datenformat als auch mit dem Rechnungsbild arbeiten – das macht die E-Rechnung bequem für Kunden und Partner des Absenders. Rechnungsbilder im PDF/A-Format lassen sich bei Bedarf auf Basis der Daten des ZUGFeRD-XMLs kundenindividuell generieren, was wiederum die individuellen Möglichkeiten erweitert. Außerdem werden E-Mails, die keine oder keine korrekte E-Rechnung enthalten, automatisch erkannt und in festgelegte Mailordner verschoben.
Akzeptanz: Hat die e-Rechnung Zukunft?
Die Rechnung ist das Geschäftsdokument, welches am häufigsten elektronisch ausgetauscht wird. Allein 2015 wurden weltweit bereits schätzungsweise 42 Mrd. von insgesamt 500 Mrd. Rechnungen ohne Papiereinsatz ausgetauscht. Zudem ist das ZUGFeRD-Format zukunftsfähig, auch auf europäischer Ebene, da es auf internationalen Standards basiert und auch weiterentwickelt wird.
Return on Investment: Lohnt sich die e-Rechnung?
Wie Gartner und Billentis einhellig bekundeten, zahlten sich E-Rechnungsprojekte gewöhnlich bereits innerhalb von 6 bis 18 Monaten von allein aus. Für viele Modelle fallen keine Lizenzgebühren an. Es erfolgt eine transaktionsorientierte Abrechnung, d.h. für jede versandte Ausgangsrechnung und jede in die Schnittstelle übernommene Eingangsrechnung wird eine geringe Gebühr in Rechnung gestellt. Den geringen transaktionsorientierten Kosten gegenüber stehen die Kosteneinsparungen. Die Einsparungen umfassen bei Ausgangsrechnungen Portokosten, Papier-, Druck- und Kuvertierkosten sowie sonstige Arbeiten für den Versand. Bei Eingangsrechnungen ergeben sich deutlich verminderte interne Verarbeitungs- und Prozesskosten, eine effizientere Rechnungsprüfung sowie die umgehende Datenübernahme ins System. Unterm Strich stehen beachtliche Kosten-, Arbeits- und Zeiteinsparungen beim Versand von Ausgangsrechnungen und der Bearbeitung und Prüfung von Eingangsrechnungen geringen Kosten für Gebühren je Beleg gegenüber.
Prozessoptimierung: Wird man schneller?
Der gesamte Prozess zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen wird durch die E-Rechnung beschleunigt und vereinfacht, schließlich fallen manuelle Tätigkeiten wie Scannen oder Erfassen weg.
Dr. Nikolaus Thoma ist Chef der Entwicklungsabteilung bei der Comarch Software und Beratung AG in München.