Eindeutigkeit und Konsequenz: Rechnungen richtig anmahnen
Es betrifft wohl fast jedes Unternehmen: Ärger mit Kunden, die ihre Rechnungen zu spät oder gar nicht begleichen – was unter Umständen sogar Liquidität und Existenz eines Betriebs gefährden kann. Daher führt kaum ein Weg vorbei an dem zwar negativ behafteten, aber dennoch wichtigen Thema „Inkasso“ bzw. der Frage, wie ausstehende Zahlungen eingetrieben werden können.
„Als Unternehmer hat man es auch ein Stück weit selbst in der Hand, das Zahlungsverhalten der Kunden zu lenken. Und zumindest diese Möglichkeiten sollte man kennen und zu nutzen wissen“, meint Bernd Drumann, Geschäftsführer der Bremer Inkasso GmbH.
Denkweise ändern
„Eine Möglichkeit kann schon sein, die eigene Sichtweise gegenüber Mahnungen zu ändern. Nach meiner Erfahrung tun sich noch viel zu viele Unternehmer schwer damit, die säumigen Kunden konsequent zu mahnen – aus Angst, diese für immer zu verschrecken. Doch die Erfahrung zeigt auch, dass das Gegenteil der Fall ist: Ein konsequentes Mahnwesen wird zumeist als Zeichen für ein gutes Firmenmanagement gewertet und somit eher positiv wahrgenommen.“ Wenn also bereits eine Lieferung oder Leistung erbracht wurde, für die es eine fällige offene Rechnung gibt, ist ein freundliches, aber konsequentes Mahnwesen unabdingbar.
Ab wann darf gemahnt werden?
Es gilt zunächst: Eine Mahnung vor Fälligkeit einer Rechnung ist unwirksam. Gibt man eine solche Forderung an einen Rechtsanwalt oder an ein Inkassounternehmen ab, so sind deren Kosten vom Schuldner nicht zu ersetzen, da der Schuldner trotz Mahnung nicht in Zahlungsverzug war. Gemahnt werden kann also erst dann, wenn die Rechnung zur Zahlung fällig ist.
Im Idealfall enthält der Vertrag, auf dem die Forderung beruht, eine Regelung zur Fälligkeit, die z. B. in den eigenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen festgehalten ist. Ansonsten tritt die Fälligkeit im gesetzlichen Normalfall sofort mit dem Vertragsabschluss ein. Im Geschäftsalltag ist es natürlich üblich, dem Kunden ein Zahlungsziel einzuräumen – oft auch erst gerechnet ab Lieferdatum oder Leistung bzw. Rechnungsstellung (was die Fälligkeit entsprechend hinausschieben kann).
Warum auf die Mahnung nie verzichtet werden sollte
Es kann durchaus passieren, dass im Geschäftsalltag eine Rechnung einmal übersehen wird. Aber egal, aus welchen Gründen eine Rechnung nicht beglichen wird: allein aus kaufmännischen Gesichtspunkten sollte der Kunde alsbald freundlich, aber bestimmt auf sein Versäumnis hingewiesen werden (und dies ist die Aufgabe klar formulierter Mahnungen).
„Und auch aus rechtlichen Gesichtspunkten kann eine Mahnung erforderlich sein“, ergänzt Bernd Drumann. „Sie muss oft erfolgen, damit der Schuldner überhaupt in Verzug kommt und den Verzugsschaden (beispielsweise die Kosten eines Inkassounternehmens oder Rechtsanwalts) ersetzen sowie Verzugszinsen zahlen muss.“
Verzug tritt allerdings auch ohne Mahnung dann ein, wenn das Gesetz oder der Vertrag die Fälligkeit regeln oder wenn bei Entgeltforderungen 30 Tage ab Fälligkeit und Zugang einer Rechnung verstrichen sind. Bei Verbrauchern gilt Letzteres aber nur dann, wenn in der Rechnung darauf ausdrücklich hingewiesen wurde.
Zahlungserinnerung – oder doch besser Mahnung?
Die beiden Begriffe bezeichnen in der Regel ein und dasselbe: eine Aufforderung von Seiten des Gläubigers an seinen Schuldner, die fällige, offene Rechnung zu begleichen. Ihre Bezeichnung – Zahlungserinnerung oder Mahnung – spielt dabei keine Rolle. Wichtig ist aber, beim einmal gewählten Begriff zu bleiben. Denn eine Benutzung beider Bezeichnungen nebeneinander kann (vor allem im Wiederholungsfall) dazu führen, dass der Schuldner die „Zahlungserinnerung“ ausnahmsweise nicht als ggf. verzugauslösende „Mahnung“ begreift.
Ist bei Mahnungen eine bestimmte Form wahren?
„Klare Antwort: Nein! Eine Mahnung kann schriftlich oder auch mündlich erfolgen. Beweisen lässt sich im Zweifelsfall aber wohl eher eine schriftlich ergangene Mahnung. Daher ist diese der mündlichen vorzuziehen und auch eindeutig als solche zu kennzeichnen. Formulierungen wie ‚Lieber XY, vergessen Sie nicht, dass noch eine Rechnung offen ist‘ lesen sich vermeintlich netter, sind im Zweifelsfall aber nicht ausreichend. Aus der Mahnung muss ganz eindeutig der Wille hervorgehen, dass man sein Geld möchte“, so Inkasso-Experte Drumann.
Wie viel Mahnung muss sein – und was kommt danach?
Kaufmännisch üblich sind zwei bis drei schriftliche Mahnungen im Abstand von 7 bis 10 Tagen. Um die Ernsthaftigkeit nicht zu “verwässern“, sollten nicht mehr als drei Mahnungen verschickt werden: Mit jeder weiteren würde nur die eigene Glaubwürdigkeit untergraben.
Falls die Anzahl ausgeschöpft ist, sollte nicht gezögert werden, den konsequent nächsten Schritt zu gehen: Das Einschalten eines Anwalts oder eines Inkassounternehmens, um darüber eine außergerichtliche Einigung herbeizuführen. Häufig lässt sich ein Gerichtsverfahren mit professioneller Hilfe vermeiden; deren Inanspruchnahme zählt in der Regel zum Verzugsschaden, der vom Schuldner zu tragen ist.
Wenn die Forderungen sich nicht außergerichtlich regeln lassen, dann bleibt letztlich nur noch der Gang vor Gericht. Spätestens jetzt ist die Angelegenheit ein Fall für den Anwalt – dessen Kosten wiederum der Schuldner zu tragen hat (soweit das Gericht dem Gläubiger Recht gibt).
Doch soweit muss es nicht kommen. Bernd Drumann ist sich sicher: „Die stete Er-Mahnung der eigenen Person zu Sorgfalt, Eindeutigkeit, Ehrlichkeit und konsequentem Handeln bei allen Geschäftsbelangen ist eine Grundvoraussetzung für jeden Unternehmer bzw. eine der anfangs erwähnten Möglichkeiten, die jeder Unternehmer für sich nutzen kann.“
Eva Möller ist für die Bremer Inkasso GmbH im Bereich der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit tätig.