Tipps für den langfristig erfolgreichen ERP-Rollout
Deutsche Mittelständler wachsen und expandieren ins Ausland: China, Amerika oder Osteuropa sind nur einige interessante Regionen für neue Niederlassungen, mit denen sich Unternehmen Wettbewerbsvorteile sichern. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist dabei der internationale Rollout eines ERP-Systems.
Die länderübergreifende Einführung einer Lösung zum Enterprise Ressource Planning (ERP) ist eine komplexe Angelegenheit. Der Softwareentwickler Proalpha hat daher eine Reihe von Empfehlungen zusammengestellt, die bei der Umsetzung helfen können.
Tipp 1: Zusätzliche Mandanten oder Extra-Datenbank?
Eine der ersten technischen Fragen beim internationalen ERP-Rollout ist: Soll die Niederlassung im Ausland als zusätzlicher Mandant auf der bestehenden Datenbank aufgesetzt oder soll dafür eine weitere Datenbank eingerichtet werden?
Für Ersteres sprechen geringere Lizenzkosten, ein unkomplizierter Datenaustausch und kürzere Einführungszeiten. Allerdings steigen mit der Anzahl der Mandanten auch die Abhängigkeit von einem einzigen Datenbankserver sowie insgesamt die Komplexität der Lösung.
Eine zusätzliche Datenbank für die Landesversion dagegen schafft mehr Flexibilität für lokale Besonderheiten, Systemupdates und Wartung. Allerdings bedeutet jeder weitere Server auch eine weitere Lizenz sowie Mehraufwand bei der Übernahme von Anpassungen sowie bei Updates.
Tipp 2: Server-Cluster für Auslandstöchter bilden
Für globale Umgebungen empfehlen sich Server-Cluster: Skalierbar in der Leistung ermöglichen sie es, Mandanten zu bündeln – etwa nach Zeitzonen. Damit erhalten die Unternehmen auch die nötigen Zeitfenster für Systemupdates und Wartung. Eine weitere Option ist es, Mandanten mit ähnlichen Anforderungen in einem Cluster zusammenzufassen, beispielsweise Produktions- und Vertriebsstandorte. So bleibt die Komplexität beim Einrichten und Betrieb der Mandanten überschaubar.
Tipp 3: Lokale Anforderungen und Compliance-Vorgaben analysieren
Die Muttergesellschaft möchte oft Datenstrukturen und Prozesse des Stammsitzes beim Rollout in die Töchter 1:1 übernehmen – aus lokalen Gründen oder wegen gesetzlicher Anforderungen müssen die Vorgaben jedoch angepasst werden.
Dazu ein Beispiel: In den meisten Ländern ist das Gesamtkostenverfahren nicht zulässig. Für das Umsatzkostenverfahren müssen jedoch die Werteflüsse aus der Materialwirtschaft in die Finanzbuchhaltung zwingend aktiviert werden. Deshalb müssen Unternehmen die lokalen Anforderungen und Compliance-Vorgaben mit allen Auswirkungen bereits im Vorfeld des Projektes genau analysieren.
Tipp 4: Modifikationen sorgfältig und mit Umsicht vornehmen
Sobald es mehrere Installationen gibt, gilt bei Modifikationen: Weniger ist mehr! Deshalb ist es nicht sinnvoll, pauschal alle Anpassungen des Hauptsitzes auch für die Landesgesellschaften zu übernehmen. Wird nur eine Datenbank eingesetzt, sollten jeweils Anpassungen pro Mandant oder Land aktivierbar sein – denn was in einem Land sinnvoll ist, kann in einem anderen Probleme verursachen.
Generell ist es hilfreich, für die internationalen ERP-Projekte Dokumentationen sowie Pflichtenhefte zu führen. Alle Datenbanken sollten zudem auf einem einheitlichen Versionsstand sein, denn das vereinfacht den Datenaustausch und den Abgleich bei Anpassungen und Änderungen.
Tipp 5: Ein ESB für durchgängige Intercompany-Prozesse
Ein Enterprise Service Bus (ESB) für eine durchgängige Verzahnung mit Auslandstöchtern und spart Kosten bei der Pflege von Schnittstellen und Integrationsmaßnahmen. Der Zugriff von verschiedenen Mandanten in mehreren Installationen auf einheitliche Stammdaten (etwa Teiledaten, Zeichnungen und Stücklisten) beispielsweise wird deutlich erleichtert.
Tipp 6: Mastermandantenkonzept vereinfacht Datenkonsistenz
Ein Mastermandantenkonzept ist immer dann sinnvoll, wenn es in verschiedenen Ländern Überschneidungen oder identische Abläufe gibt. Denn damit werden Stammdaten ein einziges Mal zentral vorgehalten und für lokale Mandanten repliziert. Dabei ist es sinnvoll, die Stammdaten in globale und lokale Daten zu unterscheiden: Die Muttergesellschaft gibt Erstere zentral vor und verteilt sie über den nicht-operativen Mastermandanten. Lokale Stammdaten hingegen werden dezentral definiert und lokal verwaltet.
Tipp 7: Kulturelle Unterschiede im Projekt berücksichtigen
Neben den technischen Aspekten sind die interkulturellen Herausforderungen beim ERP-Rollout nicht zu unterschätzen – Erwartungshaltung, Planungs- und Entscheidungsmentalitäten unterscheiden sich oft deutlich. Daher ist es wichtig, Projektziele sowie die Vorgehensweise im Vorfeld klar zu definieren. Regelmäßige Reviews stellen sicher, dass Probleme frühzeitig erkannt und gelöst werden; eine gemeinsame Projektsprache, in der von Anfang an alles dokumentiert wird, reduziert Missverständnisse.
Tipp 8: Sprachbarrieren beachten
Eine klassische Hurde internationaler ERP-Rollouts liegt darin, dass die bestehende Datenbank zur Identifikation von Datensätzen Primärschlüssel in deutscher Sprache aufweist – damit können die Auslandsniederlassungen allerdings wenig anfangen. Zahlen als Primärschlüssel umgehen dieses Problem auf einfache Weise. Eine weitere Alternative können Englisch-sprechende Schlüssel sein, da Englisch in globalen Unternehmen meist die offizielle Konzernsprache ist.
Geht es um Formulare, sollten diese zunächst übersetzt und erst dann an den Mandanten exportiert werden. Prinzipiell gilt bei Übersetzungen: Vorab den deutschen Datenbestand bereinigen und dabei Begriffe beziehungsweise Terminologien vereinheitlichen. Denn das senkt Kosten und Fehlerquellen der Übersetzungen erheblich.
Matthias Thews ist für die Agentur Fink & Fuchs tätig.