Praxisbeispiel: Einführung eines modernen Bestellsystems

Interessanterweise ging der Wunsch nach einer modernen Lösung im Umgang mit Rechnungs- und Bestelldokumenten weniger von der Kundenseite aus, sondern entstand primär im Unternehmen selbst: Denn in der Vergangenheit hatte die Verantwortung für alle elektronischen Zahlungs- und Bestellvorgänge bei einem einzigen Programmierer gelegen. Allerdings war dieser Prozess nicht standardisiert, was zwangsläufig zu Fehlern in der Abwicklung führte. Auch die technische Plattform entsprach im Vergleich zur heutigen IT-Infrastruktur nicht dem aktuellen Stand der Technik, was Leistungsfähigkeit und Ausfallsicherheit angeht; insgesamt also eine Lösung, mit der das Unternehmen sich nicht nur in einer herausfordernden Abhängigkeitssituation von einem einzelnen Mitarbeiter befand, sondern auch mit einer hohen Fehleranfälligkeit und Ausfallquote zu kämpfen hatte.

Mit der Umstellung auf ein neues System wollte man darüber hinaus natürlich auch Kosten sparen: Die bestehenden Schwierigkeiten mit Bestell- und Zahlungsdokumenten, der enorme Zeitaufwand durch die manuelle Bearbeitung und die dadurch entstehende hohe Fehlerquote verursachten einen viel zu hohen administrativen Aufwand. Aus diesen Gründen begab sich das Unternehmen auf die Suche nach einer passenden E-Invoicing-Lösung, um seine Zahlungs- und Bestellprozesse zu optimieren.

Die Suche nach einem geeigneten Provider, der als Partner des Unternehmens die Digitalisierung unterstützen sollte, nahm insgesamt kaum zwei Monate in Anspruch. Jonathan Reitz, zuständig für Projekt- und Qualitätsmanagement bei der Werner Reitz GmbH, hat den Prozess begleitet. „Für uns hatte das Thema eine hohe Priorität: Wir wollten möglichst schnell mit einer neuen Lösung in den Produktivbetrieb gehen. Insgesamt haben wir fünf Anbieter kontaktiert. Crossinx hat das aus unserer Sicht passendste Konzept im Hinblick auf die technische Umsetzung, Kosten und Terminrealisierung vorgelegt und daher am meisten überzeugt.“

Aber nicht nur der Faktor Zeit war ein wichtiges Kriterium in der Wahl des Anbieters: Das neue System sollte überdies aus einer Hand kommen, alle Formate für Rechnungs- und Bestelldokumente abdecken können und dabei absolut zuverlässig sein. Außerdem legte man Wert auf eine umfangreiche Betreuung und Überprüfung durch den technischen Support. Nicht zuletzt war eine Kurzzeitarchivierung Teil des Anforderungsprofils. Crossinx konnte all diese Anforderungen erfüllen und erhielt deshalb den Zuschlag.

Von der Entscheidung für einen Provider bis zum Start des Systems vergingen nur fünf Wochen. Dabei wurde die komplette Wertschöpfungskette von Bestell- und Zahlungsvorgängen im Zuge der Umstellung an Crossinx ausgelagert. Eine besondere Herausforderung war – neben dem knappen Umsetzungszeitraum – die Berücksichtigung der individuellen Kundenanforderungen, insbesondere bei den Rechnungsdokumenten.

Seit März 2016 werden nun alle Kunden von Werner Reitz nach und nach an das neue System angebunden.

Die Zusammenarbeit macht sich bereits jetzt bezahlt: Durch das Outsourcing der Prozesse konnte man sichtbar Kosten einsparen, wie Jonathan Reitz erklärt: „Crossinx übernimmt als Provider die Aufgaben, für die wir hier eine ganze Abteilung beschäftigen müssten. Dank der flexiblen und Compliance-gerechten Technologie wissen wir unsere Finanzprozesse in guten Händen und können uns voll und ganz auf andere Aufgaben konzentrieren. Was wir ebenfalls sehr zu schätzen wissen ist, dass die Systemumstellung nahezu keinen zusätzlichen Aufwand für unsere Kunden bedeutet hat. Da Crossinx jedes Rechnungs- und Bestellformat verarbeiten und übersetzen kann, spielt es keine Rolle, welches System unsere Kunden nutzen möchten.“

Auch die Fehleranzahl innerhalb der Abläufe wird drastisch reduziert, da in die Prozesse nur noch in Ausnahmefällen manuell eingegriffen wird. Insgesamt wurden seit Umstellung bereits mehr als 15 000 Bestellungen digital verarbeitet.

Eva Kütscher ist Junior Campaign Executive bei der Agentur Oseon in Frankfurt.