Bei Incentives den Fiskus nicht vergessen

Im zunehmenden Wettbewerb sind Incentives für Unternehmen ein unverzichtbarer Leistungsanreiz – Firmen motivieren Mitarbeiter mit Geld- oder Sachprämien, die über die fest vereinbarten Leistungen hinausgehen. Die Crux dabei: Bei Incentives können Steuern und Sozialabgaben anfallen. Unternehmen sollten also im Vorfeld alle steuerlichen Auswirkungen von Zuwendungen genauestens prüfen, denn nur so ist gewährleistet, dass Prämien nicht für einen bitteren Nachgeschmack sorgen.

Der Fiskus wertet Incentives als geldwerten Vorteil: Sie gelten als Arbeitslohn und sind grundsätzlich immer steuerpflichtig. Hingegen können Barzuschüsse zu sogenannten „begünstigten Leistungen“ abgabenfrei sein; dazu gehört etwa ein Kindergartenzuschuss in Höhe der tatsächlich anfallenden Kosten. Firmen können auch Kurse im Rahmen der Gesundheitsvorsorge mit bis zu 500 Euro jährlich bezuschussen. Voraussetzung ist, dass die Maßnahme von den Krankenkassen als Präventionsmaßnahme anerkannt und von einem qualifizierten Anbieter durchgeführt wird. Unternehmen sollten Belege wie Beitragsbescheide und Teilnahmebescheinigungen immer zusammen mit den Lohnunterlagen aufbewahren.

Sachleistungen an Arbeitnehmer sind innerhalb bestimmter Grenzen abgabenfrei. Dies betrifft etwa Geschenke zu besonderen persönlichen Anlässen wie Geburtstage oder Jubiläen, deren Wert jedoch 60 Euro nicht übersteigen darf. Bei allen anderen Sachbezügen besteht eine Freigrenze von 44 Euro je Monat und Empfänger. „Schnell ist das Limit überschritten und der gesamte Betrag ist steuer- und sozialabgabenpflichtig“, warnt Inka Limberg, Steuerberaterin der Wirtschaftsprüfungskanzlei WWS – etwa, wenn Firmen Streuwerbeartikel wie etwa Kugelschreiber oder Schlüsselanhänger verschenken. Solche Zuwendungen sind zwar für Arbeitnehmer bis zu zehn Euro abgabenfrei; ihr Wert fließt jedoch bei der Ermittlung der steuerlichen Freigrenze von 44 Euro mit ein, was oft übersehen wird. Gleiches gilt auch für Zinsvorteile aus Arbeitgeberdarlehen: Sie sind zwar grundsätzlich bei Darlehensbeträgen von bis zu 2 600 Euro steuer- und sozialabgabenfrei, müssen aber bei der Berechnung der monatlichen Freigrenze von 44 Euro einbezogen werden.

Vorsicht ist auch bei der Vergabe von Gutscheinen geboten, denn sie gelten als Sachleistung und sind daher ebenfalls nur innerhalb der genannten Freigrenze steuerfrei. Ob die monatliche Freigrenze eingehalten wird, prüft das Finanzamt anhand des Zeitpunkts der Ausgabe; wann der Empfänger den Gutschein einlöst, ist dagegen unerheblich. Gleiches gilt für Prepaid-Kreditkarten, die den herkömmlichen Papiergutschein zunehmend ersetzen: „Das Kreditkartensystem muss eine Barauszahlung des Guthabens ausschließen“, sagt WWS-Steuerberaterin Limberg. „Ansonsten gilt der Betrag als steuer- und sozialabgabenpflichtige Geldprämie.“ Der Vorteil von Prepaid-Kreditkarten: Arbeitnehmer können über Monate ihr Guthaben ansammeln und es dann für einen teureren Gegenstand verwenden. Unternehmen sollten jedoch im Blick behalten, ob die Finanzverwaltung diese Praxis auf Dauer akzeptiert.

Für Sachleistungen jenseits der Freigrenze können Unternehmen die Pauschalbesteuerung in Höhe von 30 % wählen. Sachzuwendungen bleiben dann für Mitarbeiter steuerfrei – unter der Voraussetzung, dass die Gesamtsumme aller Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr 10 000 Euro nicht übersteigt. Das Wahlrecht können Firmen bis zum 28. Februar des Folgejahres im Rahmen der Lohnsteuer-Anmeldung ausüben; die Entscheidung ist für das ganze Kalenderjahr bindend. Jedoch können Unternehmen laut einem aktuellen Urteil des Bundesfinanzhofs die pauschale Versteuerung widerrufen, solange die Lohnsteueranmeldung noch nicht bestandskräftig ist (vgl. BFH, Az. VI R 54/15).

Firmen müssen ihren Arbeitnehmern die Wahl der pauschalen Besteuerung mitteilen, ohne dass dafür eine bestimmte Form vom Fiskus vorgeschrieben wäre. In der Regel erfolgt dies jedoch über einen Hinweis in der Lohnabrechnung.

Kai Busch ist PR-Redakteur für Wirtschaftskommunikation und arbeitet in Köln.